Hoofd team financiën, administratie en onthaal

20 September 2022

Als hoofd team financiën, administratie en onthaal stuur je de financiële medewerkers en frontdeskmedewerkers aan. Je ontwikkelt en operationaliseert een visie op het financieel en organisatorisch beleid.  Je stuurt de dienst aan en geeft leiding aan de medewerkers van de dienst.

Wie zijn wij?

Groen, de politieke partij, zal je wel bekend zijn. Maar wie zijn wij als werkgever?

Wel, we willen goed zijn voor elkaar en zorgen dat je goed in je vel zit!

Dat willen we dan als werkgever ook realiseren door:

- een inclusieve werkvloer: iedereen hoort erbij, ons kantoor is bijvoorbeeld volledig rolstoeltoegankelijk
- een gelijkwaardige organisatie: we kijken naar je talenten en bieden steeds vormingen aan om je persoonlijke groei te stimuleren.

Ons kantoor bevindt zich in hartje Brussel, op een steenworp van de verschillende parlementen en vlak bij verschillende opstapplaatsen openbaar vervoer.

Dit kantoor delen we met onze zusterpartij Ecolo, wat heel wat kruisbestuiving en leuke ontmoetingen geeft.

Waar kom je terecht?

Het team financiën, onthaal en administratie bestaat uit zeven geëngageerde mensen. Je rechtstreeks leidinggevende is de partijsecretaris. Je werkt ook nauw samen de diensthoofden van de andere teams om informatie snel en correct te laten doorstromen.

Hoe solliciteren?

Stuur je CV en motivatiebrief naar: [email protected] ten laatste op 9 oktober.

Zet in het onderwerp van je e-mail: 'Hoofd team financiën, administratie en onthaal - je naam en voornaam', dan komt alles goed terecht.

Vermeld in je motivatiebrief waarom je wil werken voor Groen en waarom deze functie je aanspreekt.

Je hoort na de briefselectie of je uitgenodigd wordt voor de digitale proef.

Zet ook al deze data in je agenda:

👉 Digitale proef op 18 oktober 2022 (je kan een tijdsslot kiezen)

👉 Gesprek op 28 oktober (bij voorkeur in Brussel, maar we kunnen ook op vraag een online gesprek plannen)

Heb je vragen over de inhoud van deze functie, onze organisatie of praktische vragen rond de procedure? Stuur je vraag naar [email protected] en we nemen zo snel mogelijk contact op

 

Wat houdt deze functie in?

Ontwikkeling en operationalisering van het financieel beleid 

- Je werkt mee aan de ontwikkeling van een visie op het financieel en organisatorisch beleid in overleg met de partijsecretaris
- Je ontwikkelt instrumenten om het financieel en organisatorische beleid verder te operationaliseren
- Je volgt projecten met een grote financiële impact op
- Je staat in voor de digitalisering van de boekhouding
- Je zorgt voor de ontwikkeling van een financieel handboek met beleidsafspraken op het vlak van financiën, procedures en handleidingen en zorgt dat deze uitgedragen en gekend zijn in de organisatie
- Je optimaliseert financiële workflows en zorgt dat deze gekend zijn in de organisatie
- Je zorgt voor overleg met de boekhouder ivm bijvoorbeeld wijzigende wetgeving en de opmaak van de jaarrekening
- Je bereidt de globale budgetopmaak voor in overleg met de partijsecretaris, zorgt voor regelmatige terugkoppeling in het kader van de budgetbewaking naar budgethouders. 
- Je zorgt voor regelmatige   rapportage, de jaarafsluiting ism de bedrijfsrevisor vormen daarvan een belangrijk onderdeel 

Ontwikkeling en operationalisering van het onthaal en de administratieve werking 

- Je werkt administratieve handelingen die voor een goed functioneren van de partij noodzakelijk zijn uit 
- Je ontwikkelt een beleid op het vlak van onthaal, ledenadministratie en administratieve processen om de globale werking te ondersteunen
- Je maakt een afsprakenkader op het vlak van bijvoorbeeld: interne events en dienstreizen en zorgt voor de opvolging hiervan
- Je vertaalt de uitdagingen van Groen op vlak van organisatorische ondersteuning naar aanbevelingen en acties en zet deze om in beleid, in lijn met de waarden van Groen  
- Je ontwikkelt een klantgericht onthaal van alle mensen die in contact komen met Groen 
- Je zorgt voor de administratieve opvolging van juridische vragen (zoals GDPR en contracten) 

Organisatie en planning van de dienst

- Je zet de strategie van Groen en de kerndoelstellingen van het meerjarenplan om in resultaatsgerichte doelstellingen voor je team 
- Je maakt een planning op en legt acties vast om die doelstellingen te bereiken
- Je overlegt hierover met andere diensthoofden, met het oog op goede samenwerking en gedeelde trajecten
- Je stuurt de operationele werking van de dienst aanJe volgt de prestaties van medewerkers op, coacht en geeft feedback 
- Je volgt de kwantiteit en kwaliteit van opdrachten en geleverd werk op
- Je bakent grenzen af en stelt prioriteiten, rekening houdend met de draagkracht van je team
- Je zorgt dat de kennis, informatie en technieken toegankelijk zijn voor alle partijgeledingen en efficiënt worden ingezet

Leiding en coördinatie van de dienst

- Je hebt een centrale rol in de aanwerving van nieuwe medewerkers, volgt hun inwerking op, en doet de formele opvolgingsgesprekken met hen
- Je zorgt voor aansturing, persoonlijke coaching van en feedback aan de medewerkers van de dienst
- Je zorgt voor een goede werkverdeling en toewijzing van taken aan je medewerkers
- Je neemt de leiding van de dienst en zorgt voor een goede organisatie ervan in functie van de te realiseren doelen
- Je leidt de teamvergaderingen en zorgt voor reflectiemomenten met het team
- Je stimuleert de samenwerking binnen jouw team en met andere diensten op structurele of projectmatige basis
- Je zorgt voor afstemming tussen het werk van je team en dat van de andere diensten, de partijorganen en de kabinetten

Opvolging van de budgetten van het eigen team

- Je doet voorstellen in het kader van de opmaak van de begroting om te komen tot de realisatie van de doelstellingen 
- Je overlegt over deze voorstellen met de collega-diensthoofden en directie 
- Je staat in voor de opvolging van het aan jouw dienst toegekende budget 
- Je beslist over de aanwending van het budget binnen de toegekende grenzen

Netwerk uitbouwen

- Je bouwt een netwerk uit van relevante actoren voor jouw werk en het werk van je team 

- Je zoekt naar interessante externe partners om het werk van Groen en jouw team te versterken 

Ontwikkeling en vernieuwing

- Je houdt ontwikkelingen en vernieuwingen bij en stimuleert je medewerkers om hierin mee te zijn
Je zorgt mee voor vorming en ontwikkeling van je medewerkers

Hoe bouw je mee aan de politieke beweging? 

- Je werkt samen met je collega's aan grote campagnemomenten en partijactiviteiten en brengt de projecten van de partij samen met collega's en vrijwilligers tot een goed einde.
- Je bent deel van het Groen-team en neemt samen met je collega's team-overschrijdende taken op en helpt collegiaal.
- Je werkt actief mee aan het betrekken van leden en vrijwilligers op Wiki, ons platform voor online samenwerking over partijniveaus en -netwerken heen.

 

Functievereisten

- Je hebt interesse in politiek en wil je verdiepen in de werking van organisatie
- Je vertaalt strategie en meerjarenplanning in haalbare doelstellingen   
- Je kan je eigen werk structureren
- Je organiseert de werkverdeling van je dienst
- Je kan keuzes maken en prioriteiten stellen
- Je kan een team leiden en coachen
- Je ziet de waarde van feedback geven en ontvangen
- Je communiceert duidelijk, helder, overtuigend en respectvol 
- Je kan samenwerken met verschillende teams
- Je kan een budget opstellen en beheren
- Je bent een probleemoplosser
- Je kan duidelijke voorstellen formuleren om beleid bij te sturen
- Je vertaalt beleid in concrete acties 
- Je bent discreet in het omgaan met informatie
- Je kan vergaderingen organiseren en begeleiden
- Je kan de dienst vertegenwoordigen in de partijorganen

 

Wat bieden wij?

- Een voltijds contract (100%) van onbepaalde duur, andere arbeidsregimes zijn bespreekbaar
- Een job waarin je bijdraagt aan een menselijkere, gezondere en groenere samenleving 
- Voor een indicatie van je loon, kan je best mailen naar [email protected] 
- Een organisatie, teamleden en collega's die je waarden delen
- Thuis werken of op kantoor, dan kan bij ons allebei
- Fietsvergoeding, abonnement openbaar vervoer. We hebben aandacht voor jouw woon-werk traject
- Vormingen rond ecologisme en diverse politieke thema's bieden we standaard aan
- Je kan ook steeds vormingen volgen in het kader van je werk en/of persoonlijke ontwikkeling
- Een kantoor in hartje Brussel dat volledig rolstoel toegankelijk is
- Een hospitalisatieverzekering en een gsm-abonnement